Tầm nhìn tương lai của Microsoft 365

Microsoft chuẩn bị làm mới lại bộ Office, và đây sẽ là đợt thiết kế lại lớn nhất trong khoảng 10 năm trở lại đây. Mục tiêu của Microsoft khi làm việc này là để bạn có thể tập trung nhiều hơn vào công việc, hoàn thành nó nhanh hơn và quay lại cuộc sống của mình. Và đây là cách Microsoft thực hiện điều đó, mời bạn đọc, có nhiều cái hay ho lắm. Mình dịch lại từ blog của Microsoft trên Medium.

Chuyện năng suất là chuyện vô cùng cá nhân

Giá trị và niềm tin của chúng ta, nhu cầu của gia đình chúng ta, sợ thích, tính cách cá nhân, cho đến phản ứng dụng của bạn nhìn vào lịch công việc của mình mỗi ngày… đều ảnh hưởng tới năng suất làm việc.

Mà ngặt cái là không ai biết được các tình huống của bạn một khi bạn đã bước ra bên ngoài văn phòng, cũng như không ai biết được tâm trạng bên trong của bạn. Chỉ bạn mới hiểu bản thân mình nhất, vậy nên chúng ta cần đạt được một số thành tựu để năng suất luôn được duy trì một cách bền vững.

Điều này có lẽ còn đúng hơn bao giờ hết ở năm 2020, khi mà dịch COVID-19 hoành hành và việc phân chia giữa công việc và cuộc sống trở nên mờ nhạt hơn.

Việc thấu hiểu những điều này đã giúp chúng tôi làm nên trải nghiệm Microsoft 365 để hỗ trợ cuộc sống của tất cả chúng ta. Chúng tôi cũng tạo nên các trải nghiệm xuyên suốt hệ sinh thái Microsoft 365.

Ngày hôm nay, tương lai của Microsoft 365 được xây dựng dựa trên những thay đổi tức thì của môi trường phức tạp của năm 2020. Chúng tôi tập trung các nỗ lực của mình vào 4 yếu tố chủ chốt. Một số những thay đổi bên dưới sẽ xuất hiện trong 1-2 năm nữa, một số khác thì vẫn đang được thử nghiệm.

Thiết kế cho sự tập trung

Đa số chúng ta dễ bị phân tâm bởi có quá nhiều thứ diễn ra xung quanh. Các thông báo nhảy ra liên tục, hoặc một người đồng nghiệp mới cũng có thể khiến bạn xao nhãng, rồi chúng ta còn có mạng xã hội và hằng hà sa số thứ khác nữa.

Để giảm đi mức độ căng thẳng và lo âu mà những điều này tạo nên, chúng tôi tự hỏi mình rằng, ở vai trò là một người làm sản phẩm, chúng tôi làm sao để bạn ít phải nhận việc (task) hơn và giảm số lượng thông báo. Chúng tôi cần làm gì để bạn cảm thấy sau khi bạn nghỉ ngơi và quay trở lại công việc thì bạn sẽ tập trung hơn. Chúng tôi cần loại bỏ những gì để bạn chỉ cần tập trung vào nội dung của mình, chứ không phải là giao diện phần mềm.

Chúng tôi đã nghiên cứu nhiều năm để tạo ra trải nghiệm tốt hơn về sự tập trung, từ giao diện ribbon thu nhỏ, Dark Mode, cho đến phong cách thiết kế Fluent Design. Làn sóng thay đổi kế tiếp của Microsoft 365 sẽ còn đi xa hơn nữa về việc giảm đi các màu sắc đặc trưng cho từng app khỏi thanh header, và khám phá những lệnh có thể thay đổi tùy theo cái bạn đang làm. Thanh ribbon giờ sẽ chỉ hiển thị đúng những công cụ bạn cần, vào đúng lúc bạn cần.

Chúng tôi cũng tăng cường khả năng tìm kiếm, không chỉ trong app mà còn xuyên suốt nhiều app trong bộ Microsoft 365, để bạn có thể nhanh chóng tìm được mọi thứ bạn cần. Microsoft 365r sẽ đem sức mạnh của Office tới bất kì nơi nào mà bạn muốn làm việc.

Nhìn chung, chúng tôi làm tất cả mọi thứ dựa trên những nghiên cứu kĩ càng về bản chất của sự tập trung. Chúng ta thường nhầm lẫn rằng một người sẽ chỉ có tập trung hoặc không (trong lúc làm việc), nhưng thật ra con người sẽ đi qua cả một dải tập trung – không tập trung với nhiều mức độ khác nhau trong suốt quá trình làm việc. Sẽ có những đoạn tập trung rất dài, nhưng cũng có những thứ chỉ cần bạn tập trung ngắn mà thôi (ví dụ như khi bạn xài điện thoại – gọi là microtasking). Bằng cách thiết kế cho nhiều tình hướng khác nhau, hệ sinh thái của Microsoft 365 sẽ giảm những sự phân tâm từ bên ngoài, giảm cả sự thiếu tập trung từ chính bản thân người dùng, và có luồng làm việc thật xịn.

Thiết kế để tăng cường khả năng của bạn

Việc sử dụng AI theo từng ngữ cảnh giúp trải nghiệm Microsoft 365 cho thấy rằng chúng tôi không chỉ phải tìm được cách khai thác sức mạnh của AI, mà chúng tôi cũng cần phải nghĩ về việc nó “nên” làm gì để phục vụ nhu cầu của con người. Có những lúc chỉ cần con người là đủ, và cũng có những người bạn có thể khuếch đại khả năng của con người nhờ AI.

Để phối hợp với nhau hiệu quả hay làm việc năng suất cao, chúng ta thường phải làm những thứ mà bộ não không được sinh ra để xử lý. Lịch sử chat, nguyên nhân hình thành một dự án, những người có liên quan, các luồng công việc sẽ bị ảnh hưởng… tất cả đều khiến mọi chuyện phức tạp hơn, nhất là khi người ta ngày càng học và làm việc ở nhà nhiều hơn. Sức mạnh của AI trong việc lưu trữ, gợi nhớ và phân tích lượng lớn dữ liệu sẽ giúp bạn tìm được đúng thông tin quan trọng trong rất nhiều thông tin gây nhiễu.

Trong bộ Microsoft 365, Cortana giúp bạn di chuyển giữa công việc của mình tốt hơn. Các dự án như Project Cortex sẽ giúp bạn học, tăng cường kĩ năng và sáng tạo một cách hiệu quả. Dự án Cortex dùng AI để tạo ra một mối liên hệ giữa các chủ đề, nội dung và con người, biến một lượng lớn dữ liệu trở thành thông tin mà bạn có thể dùng để ra quyết định hoặc áp dụng cho các hành động sắp tới của mình.

AI trong Excel cũng giúp bạn giảm sai sót khi bạn gõ công thức. Nó cũng có thể thu thập và lưu lại các lỗi hiện tại, để khi nào bạn có thời gian thì sẽ quay lại khắc phục sau. Trong ứng dụng Planner, chúng tôi đang thử nghiệm việc dùng AI để tự động đề xuất ngày kết thúc cho các công việc dựa trên phần mô tả của nó. Còn với Form (app tạo biểu mẫu khảo sát, điền thông tin), AI có thể giúp tự động tạo ra các câu hỏi chỉ dựa vào tiêu đề của khảo sát.

Thiết kế cho việc kết nối

Để làm việc tốt, bạn cũng cần kết nối hiệu quả với những người khác trong công ty. Với Microsoft Team, chúng tôi kết hợp nó chặt chẽ hơn với Planner, PowerPoint, Whiteboard, cũng như tích hợp Skype. Chúng tôi cũng có framework Fluid để giúp chia giao diện thành các thành phần khác nhau để chúng có thể “sống”, “di chuyển” và kết nối mạnh. mẽ hơn.

Chúng tôi cũng tăng cường việc dùng video để giúp bạn đưa ra nhận xét thay vì phải gõ gõ lâu lắc, nhấn mạnh vào những khía cạnh bạn có thể bỏ qua vì nhiều việc quá. Bạn cũng có thể bày tỏ cảm xúc của mình tốt hơn với các thông tin được đưa ra cho bạn xem.

Thiết kế cho tương lai, cùng nhau phát triển

Chúng tôi luôn đánh giá cao tính “hai chiều” với khách hàng của mình. Bạn đã tin tưởng chúng tôi để giúp bạn đạt thành công trong công việc, thì chúng tôi cũng phải nhìn vào bạn để thiết kế sản phẩm theo hướng giúp bạn tập trung tốt hơn, giúp khuếch đại năng lực của bạn, giúp bạn kết nối dễ hơn và có được sự yên tâm trong cược sống.

Ngay lúc bạn đọc bài này, chúng tôi đang thực hiện nhiều nghiên cứu trên khắp thế giới để hiểu được nhu cầu của con người cũng như sự thay đổi nhanh của thế giới.

Có một thứ. mà chúng tôi luôn nhìn thấy, đó là khả năng phát triển mạnh mẽ của loài người để thích ứng. Dùng Team để tổ chức đám cưới, dùng Forms để kiểm tra sức khỏe của những người bạn không còn có thể gặp mặt, tạo ra các giải pháp phản ứng khẩn cấp cho nhân viên y tế ở tuyến đầu chống dịch – loài người luôn mạnh mẽ, sáng tạo và luôn hợp tác với nhau mỗi ngày.

Khi thiết kế Microsoft 365 trong tương lai, chúng tôi sẽ tiếp tục đề cao những giá trị này để bạn và cả chúng tôi đều có thể đi về phía trước cùng nhau.

Nguồn: Microsoft (trên Medium)